Het komt vaak voor dat iemand een e-mail moet sturen naar een onbekende. De ontvanger kan nogal kieskeurig zijn als het gaat om het openen en beantwoorden van een bericht. Daarom moet je weten hoe je jezelf voorstelt in een e-mail.
Het is essentieel dat de opening professioneel en gepolijst is. Elk woord in het bericht telt dus. Gelukkig is het niet moeilijk. In dit artikel vind je de beste manieren om jezelf voor te stellen in een e-mail met een paar voorbeelden.
Inhoudsopgave
Definitie van een Introductie E-mail
Een introductiemail is een eerste bericht dat iemand naar een vreemde stuurt met persoonlijke informatie over hem of haar. Het doel is meestal om een reactie te krijgen op een sollicitatie, een zakelijke deal te sluiten of om kennis te maken.
Deze e-mail bepaalt of iemand een professionele relatie ontwikkelt met klanten en managers. Het zegt veel over de afzender en heeft een impact op iemands carrière.
Hoe jezelf voorstellen in een e-mail: Gids met voorbeelden om te kopiëren
Iemands e-mail bepaalt de blijvende indruk die de ontvanger zal hebben. Professionele e-mails kunnen mensen in een goed daglicht stellen. Het eerste bericht moet kort en precies zijn. Laten we daarom eens bespreken hoe je jezelf voorstelt in een e-mail met deze stappen.
Verbinden via onderlinge maatschappijen
Voordat je een e-mail schrijft, moet je eerst controleren of de afzender en de ontvanger een bekende hebben. Ja, het kan zijn dat iemand niet altijd een wederzijds contact kan vinden, maar als je een gezamenlijk contact hebt, is de afzender minder een vreemde.
Soms is het gedeelde contact bereid om de afzender in zijn e-mail voor te stellen aan de ontvanger. Bovendien stelt het mensen in staat om kennis te maken met een dieper gevoel van verbondenheid.
- Het viel me op dat Anne Mary van jullie XXX afdeling een vast contact is dat we delen op LinkedIn. We hebben aan verschillende projecten samengewerkt.
- Ik zag net je Facebookpagina en het verbaast me dat je ook alumni bent bij XXX.
- Cleo Mark moedigde me aan om contact met je op te nemen.
Schrijf een pakkende onderwerpregel
Dit hangt ervan af of de e-mail als spam wordt gemarkeerd of niet. Daarom moet de afzender de e-mail perfect schrijven. Het moet snel en informatief zijn en de lezer nieuwsgierig maken. Maak het niet te professioneel en persoonlijk.
Een goede onderwerpregel moet de inhoud van de e-mail weergeven. Anders zal de geadresseerde het als misleidend beschouwen. Hier zijn enkele goede e-mailonderwerpregels voor de inleiding om ervoor te zorgen dat iemands brief wordt gelezen.
Sollicitatie
- Claire gaf me je mail
- Webontwikkelaar van Ace reikt uit
- Sollicitatie naar marketingpositie verwezen door Liam
Briljante onderwerpregels voor netwerken
- Lunch is op mij
- Hoe gaat het op (de werkplek van de ontvanger)
- Hey Brian, ik denk dat je deze kopie verhelderend zult vinden
Producten/Diensten
- Hoi Mary, heb je al van onze diensten gehoord?
- Hé Susan, wat dacht je van 40% op basisfuncties?
Informatie Rubriek:
Een professioneel e-mailadres verhoogt de kans dat je e-mail wordt gelezen.
Aas de opener
Waarom zou iemand een e-mail lezen als de afzender geen moeite heeft gedaan voor de begroeting? Begin de brief niet met "Hoi" of "Hallo". Pas de begroeting aan de geadresseerde aan. Als het formeel is, moet het adres niet informeel zijn. Trouwens, als je je hand uitstrekt in een informele omgeving, is het prima om de lezer met zijn naam aan te spreken.
- Geachte mevrouw Smith
- Lieve Mary
- Hallo John
Maak de intro
Gebruik hier precieze woorden zodat ze begrijpen waarom je contact opneemt. De verwijzing moet worden vermeld in de reden waarom je contact opneemt. De afzender moet vertellen hoe hij weet van het e-mailadres van de vertegenwoordiger van het bedrijf. Dit is niet het moment om over je hobby's te schrijven. De schrijver moet de intro relevant laten zijn voor de lezer.
Schrijf over de ontvanger
Nadat je over jezelf hebt verteld, ga je verder met wie ze zijn. Deze keer kan iemand schrijven over de specifieke taak van de ontvanger, iets vermelden wat hij bewondert aan het bedrijf of een wederzijdse interesse ter sprake brengen. Als het nodig is, geef dan een compliment. Personalisatie zal helpen om ze aan het lezen te houden.
- Ik volg je blog sinds februari en ik vond je artikel over elektrische auto's geweldig.
- Ik ben onder de indruk van de enorme moeite die je in je bedrijf steekt.
- Joe stelde voor dat ik contact met je zou opnemen en hij noemde een aantal van je fantastische marketingvaardigheden.
Geef je redenen om contact te zoeken
Dit is een zelfintro e-mail, dus het moet vermelden hoe ze in contact zijn gekomen en wat de reden is om contact op te nemen. Als er links of relevante informatie zijn die de redenen om contact op te nemen verklaren, vermeld die dan. De redenen moeten in een paar woorden worden weergegeven. Het doel is om de lezer te laten geloven dat het bericht alleen voor hen bedoeld is.
- Ik zag dat je een gamer bent en ik zou je graag uitnodigen voor onze spelpremière volgende week.
- Ons team leest je boekblog en we willen graag dat je een recensie geeft van ons nieuwste boek.
- Ik gebruik jullie website elke dag. Ik heb gezien dat je op zoek bent naar een webdesigner en wil je daar graag mee helpen.
Voeg een duidelijke CTA toe
Sluit ten slotte af met een CTA. Hoewel de CTA niet wanhopig moet overkomen, moet de lezer beseffen dat er een antwoord wordt verwacht. Het moet zo beknopt mogelijk zijn. Bovendien moet het ongeveer twee regels lang zijn en twee opties bevatten waaruit ze kunnen kiezen om feedback terug te krijgen.
- Past dinsdag om 15.00 uur bij jou? Ik trakteer!
- Ik kijk ernaar uit om dit met je te bespreken.
- Laat het ons weten als je meer informatie nodig hebt.
Afronden met dank
De afsluiting is belangrijk als je jezelf voorstelt in een e-mail. Bedank de ontvanger voor zijn tijd en voor het lezen van de e-mail. Erken dat de lezer waarschijnlijk een drukke dag heeft, maar toch de tijd heeft genomen om het te lezen. Sluit professioneel af en voeg contactinformatie toe.
- Bedankt voor uw tijd
- Vriendelijke groeten
- Met vriendelijke groet
Proeflezen
De tips voor het schrijven van een e-mail maken niets uit als hij vol fouten zit. Controleer voordat je op verzenden drukt of er spelfouten of grammaticale fouten in staan. Is het duidelijk wie de lezer schrijft? Beantwoordt de e-mail aan wat het bedrijf wil? Controleer ook de naam en het adres van de ontvanger.
Stuur een opvolgmail
Wat als iemand een zakelijke introductiemail stuurt en geen antwoord krijgt? De volgende actie zou zijn om een follow-up e-mail te sturen. De lezer zal het niet kunnen negeren, en het kan helpen om een antwoord te krijgen dat waarschijnlijk een nieuwe baan oplevert in 2023. Hier zijn wat tips voor het schrijven ervan.
- Stuur een e-mail met waarde in een reeks.
- Stuur een kopie met oplossingen voor de zwakke punten van het bedrijf.
- Vermeld hun blog en laat zien dat je geïnteresseerd bent om het te lezen.
- Reageer op hun sociale mediapagina's.
- Nodig hun team uit voor een evenement.
Tips voor e-mailintroducties
Om ervoor te zorgen dat hun e-mail een antwoord krijgt wanneer de geadresseerde verschillende brieven aan het sorteren is, moeten er enkele tips worden opgenomen om de e-mail gepolijst te maken.
Gebruik geen stijlvol lettertype
Maak de zelfintroductie-e-mail niet aantrekkelijk met een cursief lettertype of door het lettertype een andere kleur te geven. Dit kan de lezer afschrikken en het zal gemarkeerd worden als spam. De schrijver gebruikt bij voorkeur het populaire Times News Roman-lettertype.
Spellingen controleren
Een grammaticafout kan iemand onprofessioneel en onwetend doen lijken. De inhoud moet vrij zijn van omissies omdat het onwaarschijnlijk is dat de lezer het zal zien als een domme fout. Bovendien kan het de kans op een reactie verkleinen.
Bij wijze van inleiding
De zin "bij wijze van introductie" wordt over het algemeen verkeerd gebruikt bij het schrijven van e-mails. Het mag alleen worden gebruikt om iets nieuws voor te stellen aan de geadresseerde.
Zorg ervoor dat alle namen vrij zijn van fouten
Alle namen in de inhoud moeten correct worden gespeld. Het is een probleem als de afzender de naam van de ontvanger verkeerd spelt. De lezer kan concluderen dat het bericht verkeerd is geadresseerd en zal het helemaal niet lezen.
Laat de eerste regel over de lezer gaan
Als iemand de ontvanger koud probeert te pitchen, moet hij ervoor zorgen dat de eerste regel meer over de lezer gaat. De afzender moet proberen zijn nieuwe prospects, gebied, uitdagingen of behoeften te vinden. Dit zorgt ervoor dat het tot het laatste woord wordt gelezen.
Noem een gemeenschappelijk belang
Het onthullen van een wederzijdse interesse is een voordeel bij het schrijven van een e-mail. Mensen moeten proberen vast te stellen of zij en de lezer een gedeelde hobby of voorkeur hebben. Dit geeft het onderwerp ongetwijfeld meer relevantie voor de geadresseerde.
Wees subtiel in het vragen naar een baan
Iemand moet niet ronduit zeggen dat hij werk nodig heeft. Hierdoor kan de persoon opdringerig overkomen. De beste manier om dit te doen is door te erkennen dat de lezer het druk heeft, maar dat een reactie op prijs wordt gesteld.
Een handtekening toevoegen in de inleidende e-mail
De beste inleidende e-mails worden vaak afgetekend met de naam van de afzender en een passende afsluitende opmerking. Dit geeft de e-mail authenticiteit en professionaliteit. Afhankelijk van de toon, kan iemand afsluiten met iets als, "Met vriendelijke groet, Tom" of "Alvast bedankt.".
Een testbericht verzenden
Met een testbericht weet je hoe je jezelf formeel voorstelt via e-mail. Het laat de verzender zichzelf of iemand anders een kopie van het bericht e-mailen voordat het naar de primaire ontvanger gaat. Zo kunnen mensen de inhoud en de lay-out bekijken en controleren of de spelling correct is.
Bcc: jezelf
De Bcc op de e-mail (blind carbon copy) moet altijd het adres van de afzender bevatten. Op die manier heeft iemand een verzendrecord. Bovendien kan er gemakkelijk naar worden terugverwezen voor vervolgcommunicatie.
Voeg je cv toe
De cv dient als een manier waarop de afzender extra informatie kan toevoegen die niet in het hoofdbericht kan worden opgenomen. Het toevoegen van een website, cv of portfolio met relevante informatie zorgt ervoor dat de lezer alles vindt wat hij nodig heeft in de inhoud.
Voorbeelden van inleidende onderwerpregels voor e-mails
In 2023 ontvangt een organisatie waarschijnlijk gemiddeld zo'n honderd e-mails per dag. De onderwerpregel bepaalt dus of een e-mail wordt weggegooid of geopend. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je jezelf via e-mail kunt voorstellen aan een potentiële werkgever.
- (Naam) gaf me uw contactadres
- Doorverwezen door (naam)
- (Huidige functie en bedrijf) uit te reiken
- Ik heb je gevonden via (sociaal netwerk)
- Informeren naar mogelijkheden
- (Naam ontvanger) Ik denk dat u dit verhelderend zult vinden
Bij het voorstellen van twee mensen
Twee mensen aan elkaar voorstellen kan moeilijk zijn omdat de afzender in een kort bericht voldoende informatie over de ander moet geven. Deze voorbeelden zijn geschikt voor de onderwerpregel en helpen beide partijen elkaar te leren kennen.
- Verbinding maken tussen (naam) en (naam)
- Even voorstellen: (naam) - (naam)
- (Naam) & (naam) introductie
Hoe een introductiebrief schrijven met voorbeelden
Er zijn verschillende manieren om jezelf voor te stellen in een e-mail. Het hangt allemaal af van het soort bericht. Als het informeel is, hoeft de opening niet formeel te zijn; hetzelfde geldt voor een verwijzing.
Hier zijn enkele geweldige voorbeelden en wat je ervan kunt leren.
Formele introductiebrief
Betreft:
Ann Brown stelde voor dat ik contact met u opneem
Lichaam:
Beste meneer Jones,
Mijn naam is Tony Blake en ik wil van deze gelegenheid gebruik maken om mezelf voor te stellen als de nieuwe Digital Marketeer van de firma Rashford. Ik heb gemerkt dat u het hoofd sales marketeer van uw bedrijf bent.
Ik zou je graag willen ontmoeten voor een lunch op een tijdstip dat mij goed uitkomt om een aantal ideeën te bespreken die jouw bedrijf naar een groter publiek zullen tillen. Ik bel uw kantoor om een afspraak te maken. Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten.
Sluiting en ondertekening:
Met vriendelijke groet,
Tony Blake.
Uitleg:
Deze inhoud komt meteen ter zake. Het is eenvoudig en niet wollig. Er is weinig ruimte voor bekendheid. Bovendien bevat de helft van het bericht de CTA. Zorg ervoor dat de e-mail gepersonaliseerd is om de lezer door te laten stromen. Bovendien is er een standaard begroeting afgegeven.
Vrijblijvende introductiebrief
Betreft:
Wil je onze boekpresentatie bijwonen?
Lichaam:
Hoi Gloria,
Mijn naam is Trent en ik werk bij een bedrijf dat content creëert en XXX heet. Hopelijk gaat het goed met je? Ik wil je meer vertellen over onze nieuwe boekpresentatie die aanstaande vrijdag wordt gehouden. Ik zag dat we op hetzelfde boekenplatform zitten en ik dacht dat het geweldig zou zijn als je het evenement zou bijwonen.
Laat me weten of het je uitkomt op vrijdag, dan kunnen we plannen maken om te carpoolen als je dat wilt.
Sluiting en ondertekening:
Vriendelijke groeten,
Trent.
Uitleg:
Let op de vriendelijke en warme toon die de inleidende e-mail informeel en persoonlijk maakt. De afzender schrijft als een oude vriendin van Gloria. Achternamen zijn niet nodig. Bovendien heeft de inhoud een band gesmeed tussen beide partijen en op subtiele wijze de zakelijke waarden van de afzender onthuld.
Bij het introduceren van een derde persoon
Betreft:
Micheal verbinden met Joseph
Lichaam:
Beste Micheal Kurt,
Ik ben blij u te kunnen meedelen dat Joseph Craig, die op de publicatieafdeling werkt, gepromoveerd is om voor uw team te werken. Ik ben ervan overtuigd dat hij nog een extra prestatie zal toevoegen aan jullie kwaliteitsinspanningen.
Joseph heeft met verantwoordelijkheid gewerkt in zijn rol als uitgever. Hij komt maandag bij je team en we geven een klein promotiefeestje voor hem in de lobby. Alle medewerkers zijn uitgenodigd.
Sluiting en ondertekening:
Amanda Gold,
Directeur van XXX
Uitleg:
De helft van deze inhoud wordt besteed aan Micheal laten leren wie Joseph is. Het richt zich meer op de positieve punten en benadrukt ook de kwaliteiten die ze aan elkaar zullen toevoegen. Dit bericht kan langer zijn dan het voorbeeld hierboven omdat het alle informatie nodig heeft die een persoon heeft over beide partijen.
Brief met verwijzing
Betreft:
Doorverwezen door Mark Anthony
Lichaam:
Geachte mevrouw Brooks
Ik ben een vriend van Mark, die op uw marketingafdeling werkt. Hij stelde voor dat ik mijn cv naar u doorstuur. Mark en ik zijn alumni bij XXX en we hebben samen aan veel projecten gewerkt.
Hij denkt dat u mij misschien wilt helpen in mijn zoektocht naar een baan. Ik heb een aantal ideeën in gedachten om uw bedrijf XXX te helpen zijn doel beter over te brengen.
Sluiting en ondertekening:
Vriendelijke groeten,
Tory Lane.
Uitleg:
Deze professionele introductie e-mail is een geweldige manier om kennis te maken met een doorverwijzing. Het onderwerp alleen al zal de aandacht van de lezer trekken omdat de persoon geen vreemde is. Houd het kort en vermijd overbodige woorden. De relatie tussen de schrijver en de doorverwezene moet vermeld worden. De inhoud benadrukt ook de waarde die de afzender zal toevoegen aan het bedrijf.
Kennismaking met een nieuw team
Betreft:
XXX digitaal marketingteam
Lichaam:
Hallo allemaal,
Ik weet dat we kort aan elkaar zijn voorgesteld, maar ik wil toch even de tijd nemen om officieel hallo te zeggen. Jullie hebben je dit jaar enorm ingespannen en ik verheug me erop om nauw met jullie samen te werken om in 2023 nog beter te presteren.
Ik zou graag een moment vinden waarop we snel kunnen lunchen en elkaar beter kunnen leren kennen.
Komt dinsdag om 14.00 uur jou uit? Ik trakteer!
Sluiting en ondertekening:
Het beste,
Clancy Drew.
Uitleg:
Dit zijn mensen met wie iemand het grootste deel van de dag doorbrengt, dus het bericht moet de juiste indruk maken. Zelfs als een persoon al formeel kennis heeft gemaakt, stuur dan een bericht om het officieel te maken. Bovendien geeft het de afzender een niveau van professionaliteit en toont het gretigheid om te werken.
Kennismaking met een aanwervende manager
Betreft:
Sarah Wilson Kandidaat voor webontwikkeling
Lichaam:
Hallo Claire,
Hierbij stuur ik mijn CV en motivatiebrief voor de functie van webontwikkelaar bij XXX. Ik ben ervan overtuigd dat mijn ervaring bij XXX mij heeft toegerust om te slagen in deze functie.
Als er materiaal of links zijn die ik kan verstrekken om aan te tonen dat ik geschikt ben voor deze functie. Neem dan contact met ons op.
Sluiting en ondertekening:
Bedankt voor uw tijd.
Met vriendelijke groet,
Sarah Wilson.
Uitleg:
De aanwervende manager heeft veel te lezen en berichten met ongeldige introductiemails worden gemakkelijk over het hoofd gezien. Het onderwerp is beknopt en het grijpt de aandacht van de ontvanger. De afzender gaat verder en vraagt subtiel om een reactie. Ook heeft de CTA twee opties waaruit de ontvanger kan kiezen.
Brief aan potentiële klanten
Betreft:
Welkom bij XXX advocatenkantoor, Maria!
Lichaam:
Hoi Maria,
Welkom bij het advocatenkantoor! Bij XXX hebben we veel spannende zaken en doelgerichte mensen. We zijn blij dat je een nieuw lid van ons kantoor bent.
Laat het ons weten als je in de toekomst vragen of klachten hebt en voel je vrij om contact met ons op te nemen.
Sluiting en ondertekening:
Groeten,
Sam.
Uitleg:
De warme toon van de intro maakt hem vriendelijk. De klant wordt al beschouwd als een deel van het bedrijf. De inhoud benadrukt de waarden van het bedrijf. Bovendien zet het de toon voor verdere interacties tussen de klant en de werkgever.
Sjabloon voor formele e-mail
Formele berichten worden gestuurd naar iemand met wie je op geen enkele andere manier contact kunt opnemen. De ontvanger hoeft niet per se een vreemde te zijn voordat de schrijver een formele brief kan sturen. Meestal is het doel ervan om de ontvanger en de schrijver kennis te laten maken. Probeer deze sjabloon te gebruiken om een standaard zelfintroductie e-mail te schrijven.
(Huidige functie en bedrijf) uit te reiken
(Formele begroeting)
Geachte (naam geadresseerde)
Ik wil me graag voorstellen als de (huidige werkrol) van (huidige werkplek). Het is me opgevallen (noem een compliment over de lezer). Ik heb besloten vandaag contact op te nemen omdat (geef een probleem dat het bedrijf heeft en hoe je het kunt oplossen). Ik hoop (een oproep tot actie).
Bedankt voor uw tijd.
Met vriendelijke groet,
(Naam contactpersoon)
(Contact informatie)
Informatie Rubriek:
Veel ontvangers geven de voorkeur aan een formele e-mailafsluiting.
Veelgestelde vragen
Welke dingen moet je zeggen om jezelf voor te stellen?
Of het nu in een formele setting is of met een verwijzing, er zijn een heleboel dingen die je kunt zeggen als je jezelf voorstelt in een e-mail. Hier zijn een paar dingen die iemand kan schrijven om de e-mail te vergemakkelijken.
- Ik ben een (huidige functie) en bedankt dat ik u deze e-mail mag sturen.
- Ik wil mezelf voorstellen als de huidige (functie noemen)
- Ik ben XXX en ik schrijf dit omdat
- Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik reik je vandaag de hand omdat
- Mijn naam is, en ik werk voor XXX
- Fotograaf van XXX die uitreikt omdat
- Mijn naam is, en ik ben een XXX
- Mijn naam is, en ik ben een mede-alumnus van XXX universiteit
Hoe stel je jezelf beleefd voor?
Je kunt jezelf introduceren in een e-mail zonder veeleisend of hoogdravend over te komen door de geadresseerde te complimenteren of te erkennen dat hij of zij tijd vrijmaakt voor de geadresseerde. Je kunt ook beginnen met iemand te bedanken voor het lezen van het bericht.
Hoe schrijf je een creatieve zelfintroductie?
Een creatieve zelfintro is de beste tactiek om jezelf voor te stellen in een e-mail. Neem een gemeenschappelijke interesse op en vermeld ook iets unieks over hun sociale netwerk. Prikkel hun nieuwsgierigheid in de inhoud en gebruik krachtige woorden.
Zorg ervoor dat er cijfers tussen de letters staan. Dit voorkomt een dwalend oog. Wijs op een veelvoorkomend probleem in hun bedrijf en stel een oplossing voor. Vermijd het gebruik van vage woorden in een poging om creatief te zijn. Denk eraan, eenvoud is de sleutel!
Stuur betere e-mails!
Het schrijven van de juiste e-mail lijkt misschien ingewikkeld, maar als je het goed beheerst, kan het een uitstekende relatie tussen beide partijen opbouwen en mensen verschillende kansen bieden. De afzender moet het bericht altijd kort en duidelijk houden zodat het de geadresseerde niet verveelt. Bovendien moeten de CTA en het onderwerp van de introductie-e-mail pakkend zijn.
Dit artikel geeft mensen een strategische aanpak bij het schrijven van een inleiding. Hiermee kun je de beste brief schrijven die een antwoord terug zal krijgen.
Sta je op het punt een e-mailintroductie te schrijven en heb je er geen vertrouwen in? Misschien heb je er al eens een geschreven en ging het niet goed? Deel je gedachten met ons in het commentaargedeelte hieronder.
Verwante berichten
Reacties