Il arrive souvent qu'une personne doive envoyer un courriel à un inconnu. Le destinataire peut être assez pointilleux lorsqu'il s'agit d'ouvrir un message et d'y répondre. Vous devez donc savoir comment vous présenter dans un courriel.
Il est essentiel que l'ouverture soit professionnelle et soignée. Ainsi, chaque mot du message compte. Heureusement, ce n'est pas difficile. Cet article présente les meilleures façons de se présenter dans un courriel, avec quelques exemples.
Table des matières
- Qu'est-ce qu'une lettre de présentation ?
- Les meilleures façons de se présenter dans un courriel
- Autres conseils pour le courrier électronique
- Exemples de lignes d'objet pour les courriels
- Exemples de lettres et d'e-mails de présentation
- Modèle d'introduction formelle
- Questions fréquemment posées
- Le mot de la fin
Définition d'un courriel d'introduction
Un courriel de présentation est un message initial qu'une personne envoie à un inconnu et qui contient des informations personnelles à son sujet. Son objectif est généralement d'obtenir une réponse à une demande, de conclure une affaire ou de faire connaissance.
Cet e-mail détermine si une personne développera une relation professionnelle avec des clients et des chefs d'entreprise. Il en dit long sur l'expéditeur et a un impact sur sa carrière.
Comment se présenter dans un email : Guide avec des exemples à copier
L'e-mail d'une personne détermine l'impression durable qu'en aura le destinataire. Les courriels professionnels peuvent donner une bonne image de la personne. Le premier message doit être bref et précis. C'est pourquoi nous allons voir comment se présenter dans un courriel en suivant les étapes suivantes.
Se connecter grâce aux mutuelles
Avant de rédiger un courrier électronique, la première chose à vérifier est de savoir si l'expéditeur et le destinataire ont une personne familière. Il est vrai qu'un individu ne peut pas toujours trouver des personnes mutuelles, mais le fait d'avoir un contact commun permet à l'expéditeur d'être moins étranger.
Parfois, le contact partagé peut être disposé à présenter l'expéditeur dans son courrier électronique au destinataire. En outre, cela permet aux gens de se familiariser avec un sentiment de connexion plus profond.
- J'ai remarqué qu'Anne Mary, de votre département XXX, est un contact régulier que nous partageons sur LinkedIn. Nous avons travaillé ensemble sur plusieurs projets.
- Je viens de voir votre page Facebook, et je suis surpris que vous soyez également ancien élève de XXX.
- Cleo Mark m'a encouragé à vous contacter.
Rédiger une ligne d'objet accrocheuse
Cela dépend si l'e-mail sera marqué comme spam ou non. L'expéditeur doit donc le rédiger à la perfection. Il doit être rapide, informatif et susciter la curiosité du lecteur. Ne le rendez pas trop professionnel ou personnel.
Une bonne ligne d'objet doit refléter le contenu de l'e-mail. Dans le cas contraire, le destinataire le considérera comme trompeur. Voici quelques bonnes lignes d'objet pour l'introduction d'un courriel afin de s'assurer que la lettre d'une personne est lue.
Demande d'emploi
- Claire m'a donné ton courrier
- Un développeur web d'Ace tend la main
- Candidature à un poste dans le domaine de la vente et du marketing présentée par Liam
Des lignes d'objet brillantes pour le réseautage
- Le déjeuner est pour moi
- Comment ça va à (lieu de travail du destinataire) ?
- Brian, je pense que tu trouveras cet exemplaire instructif.
Produits/Services
- Bonjour Mary, avez-vous entendu parler de nos services ?
- Hey Susan, que diriez-vous de 40% sur les caractéristiques de base ?
Rubrique d'information :
Une adresse électronique professionnelle augmente les chances que votre courriel soit lu.
L'atout de l'ouverture
Pourquoi une personne lirait-elle un courrier électronique si l'expéditeur n'a pas fait d'effort pour l'accueillir? Ne commencez pas votre lettre par "Hi" ou "Hello". Adaptez plutôt le salut au destinataire. S'il est formel, l'adresse ne doit pas être décontractée. Par ailleurs, si vous vous adressez à un lecteur dans un cadre informel, le fait de l'appeler par son nom fera l'affaire.
- Chère Madame Smith
- Chère Marie
- Bonjour John
Réussir l'introduction
Utilisez des mots précis pour leur permettre de comprendre la raison pour laquelle vous les contactez. La référence doit être mentionnée dans la raison pour laquelle vous les contactez. L'expéditeur doit expliquer comment il a eu connaissance de l'adresse électronique du représentant de l'entreprise. Ce n'est pas le moment de parler de ses loisirs. Le rédacteur doit faire en sorte que l'introduction soit pertinente pour le lecteur.
Écrire sur le destinataire
Après avoir parlé de vous, continuez à parler d'eux. Cette fois, la personne peut parler de la tâche spécifique du destinataire, mentionner ce qu'elle admire dans l'entreprise ou évoquer un intérêt commun. Si vous le jugez nécessaire, faites un compliment. La personnalisation contribuera à inciter le destinataire à lire.
- Je suis votre blog depuis février et j'ai adoré votre article sur les voitures électriques.
- Je suis impressionné par les efforts considérables que vous avez déployés dans votre entreprise.
- Joe m'a suggéré de vous contacter et m'a parlé de vos fantastiques compétences en matière de marketing.
Donnez les raisons qui vous poussent à tendre la main
Il s'agit d'un courriel de présentation personnelle, qui doit donc indiquer comment le contact a été pris et la raison de la prise de contact. S'il existe des liens ou des informations pertinentes qui expliquent les raisons de la prise de contact, indiquez-les. Les raisons doivent être présentées en quelques mots. L'objectif est de faire croire au lecteur que le message ne s'adresse qu'à lui.
- J'ai remarqué que vous étiez un joueur, et j'aimerais vous inviter à la première de notre jeu la semaine prochaine.
- Notre équipe lit votre blog et nous aimerions que vous fassiez une critique de notre dernier livre.
- J'utilise votre site web tous les jours. J'ai vu que vous étiez à la recherche d'un concepteur de sites web et je serais heureux de vous aider.
Ajouter un CTA clair
Enfin, terminez par un CTA. Bien que le CTA ne doive pas paraître désespéré, le lecteur doit comprendre qu'une réponse est attendue. Il doit être aussi concis que possible. En outre, il doit faire environ deux lignes et inclure deux options parmi lesquelles le lecteur peut choisir pour obtenir un retour d'information.
- Le mardi à 15 heures vous convient-il ? C'est moi qui régale !
- Je me réjouis de pouvoir en discuter avec vous.
- N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d'informations.
Terminer par des remerciements
La conclusion est importante lorsque vous vous présentez dans un courriel. Remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et pour sa simple lecture. Reconnaissez que le lecteur a probablement une journée chargée, mais qu'il a pris le temps de le lire. Incluez une conclusion professionnelle et ajoutez vos coordonnées.
- Merci pour votre temps
- Meilleures salutations
- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués.
Relecture
Les conseils sur la manière de rédiger un courrier électronique ne serviront à rien s'il est truffé d'erreurs. Avant d'envoyer votre message, vérifiez qu'il ne contient pas de fautes d'orthographe ou de grammaire. La personne qui écrit au lecteur est-elle claire ? L'e-mail répond-il aux attentes de l'entreprise ? Vérifiez également le nom et l'adresse du destinataire.
Envoyer un courriel de suivi
Que se passe-t-il si une personne envoie un courriel de présentation d'entreprise et ne reçoit pas de réponse ? L'action suivante consisterait à envoyer un courriel de suivi. Le lecteur ne pourra pas l'ignorer, et cela peut aider à obtenir une réponse qui permettra probablement de décrocher un nouvel emploi en 2023. Voici quelques conseils pour le rédiger.
- Envoyer un courriel avec une valeur dans une séquence.
- Envoyez une copie qui apporte des solutions aux faiblesses de l'entreprise.
- Mentionnez leur blog et montrez que vous êtes intéressé à le lire.
- Interagissez avec leurs pages sur les médias sociaux.
- Inviter leur équipe à un événement.
Quelques conseils pour les introductions par courrier électronique
Pour s'assurer que leur courriel recevra une réponse lorsque le destinataire est en train de trier plusieurs lettres, il convient d'inclure quelques conseils pour qu'il soit impeccable.
N'utilisez pas une police de caractères élégante
Ne rendez pas l'e-mail de présentation attrayant en utilisant une police cursive ou en changeant la couleur de la police. Cela risque de décourager le lecteur et le message sera considéré comme du spam. Le rédacteur doit de préférence utiliser la police Times News Roman, très répandue.
Vérifier l'orthographe
Une faute de grammaire peut donner l'impression d'un manque de professionnalisme et d'ignorance. Le contenu doit être exempt d'omissions, car il est peu probable que le lecteur considère qu'il s'agit d'une erreur stupide. En outre, cela peut réduire les chances d'obtenir une réponse.
En guise d'introduction
L'expression "en guise d'introduction" est généralement mal utilisée dans la rédaction des courriers électroniques. Elle ne devrait être utilisée que pour présenter quelque chose de nouveau au destinataire.
S'assurer que tous les noms sont exempts d'erreurs
Tous les noms figurant dans le contenu doivent être correctement orthographiés. Si l'expéditeur se trompe dans l'orthographe du nom du destinataire, cela posera un problème. Le lecteur peut en déduire qu'il s'agit d'une erreur d'adresse et ne le lira pas du tout.
Faites en sorte que la première ligne concerne le lecteur
Lorsqu'une personne essaie de faire une présentation à froid au destinataire, elle doit veiller à ce que la première ligne soit davantage axée sur le lecteur. L'expéditeur doit essayer de trouver ses nouveaux prospects, son domaine, ses défis ou ses besoins. Cela permettra de s'assurer que le message est lu jusqu'au dernier mot.
Mentionner un intérêt commun
Révéler un intérêt mutuel est un avantage pour réussir son e-mail. Il faut essayer de déterminer s'il existe un hobby ou une préférence commune entre le lecteur et soi-même. Il ne fait aucun doute que le sujet sera ainsi plus pertinent pour le destinataire.
Soyez subtil dans votre demande d'emploi
Une personne ne doit pas déclarer catégoriquement qu'elle a besoin d'un emploi. Ce faisant, la personne peut sembler insistante. La meilleure façon de le faire est de reconnaître que le lecteur est occupé mais que sa réponse sera appréciée.
Ajouter une signature dans l'e-mail d'introduction
Les meilleurs courriels d'introduction sont souvent signés du nom de l'expéditeur et d'une remarque finale appropriée. Cela leur confère authenticité et professionnalisme. En fonction du ton, une personne peut conclure par quelque chose comme "Bien à vous, Tom" ou "Merci d'avance".
Envoyer un message test
Un message test vous permet de savoir comment vous présenter officiellement par courrier électronique. Il permet à l'expéditeur de s'envoyer à lui-même ou à quelqu'un une copie de son message avant qu'il ne soit envoyé au destinataire principal. Cela permet de vérifier le contenu, la mise en page et l'orthographe du message.
Cci : Vous-même
L'adresse de l'expéditeur doit toujours figurer dans le champ Cci du courriel (copie carbone aveugle). Cela permet à une personne de conserver la trace de l'envoi. De plus, on peut facilement s'y référer pour le suivi de la communication.
Inclure votre CV
Le CV permet à l'expéditeur d'ajouter des informations supplémentaires qui ne peuvent être incluses dans le message principal. Par conséquent, l'ajout d'un site web, d'un CV ou d'un portfolio contenant des informations pertinentes permettra au lecteur de trouver tout ce dont il a besoin dans le contenu.
Exemples de lignes d'introduction à des courriels
En 2023, une organisation pourrait recevoir, en moyenne, une centaine de courriels par jour. C'est donc l'objet du message qui détermine s'il sera jeté à la poubelle ou ouvert. Voici quelques exemples de la manière de se présenter à un employeur potentiel par courrier électronique.
- (Nom) m'a communiqué votre adresse de contact
- Référé par (nom)
- (Poste actuel et entreprise) en contact avec l'extérieur
- Je vous ai trouvé par le biais de (réseau social)
- S'informer sur les opportunités
- (Nom du destinataire) Je pense que vous trouverez ceci instructif.
Présentation de deux personnes
Présenter deux personnes l'une à l'autre peut s'avérer difficile, car l'expéditeur doit fournir des informations adéquates sur l'autre dans un court message. Ces exemples conviennent à la ligne d'objet et aideront les deux parties à se connaître.
- Connexion de (nom) à (nom)
- Présentation de (nom) - (nom)
- (Nom) & (nom) introduction
Comment rédiger une lettre de présentation avec des exemples
Il existe différentes façons de se présenter dans un courriel. Tout dépend du type de message. S'il s'agit d'un message décontracté, il n'est pas nécessaire que l'introduction soit formelle ; il en va de même s'il s'agit d'une recommandation.
Voici quelques exemples intéressants et les enseignements que l'on peut en tirer.
Lettre de présentation formelle
Sujet :
Ann Brown m'a suggéré de vous contacter
Le corps :
Cher Monsieur Jones,
Je m'appelle Tony Blake et je souhaite profiter de cette occasion pour me présenter en tant que nouveau responsable du marketing numérique de la société Rashford. J'ai remarqué que vous êtes le responsable du marketing commercial de votre entreprise.
J'aimerais vous rencontrer pour un déjeuner à l'heure qui vous convient afin de discuter de quelques idées qui permettront à votre entreprise d'atteindre un public plus large. J'appellerai votre bureau pour fixer un rendez-vous. Dans l'attente de vous rencontrer, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Clôture et signature :
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Tony Blake.
Explication :
Ce contenu va droit au but. Il est simple et sans fioritures. Il ne laisse que peu de place à la familiarité. En outre, la moitié du message contient le CTA. Veillez à ce que l'e-mail soit personnalisé pour permettre au lecteur de s'y retrouver. De plus, une formule de politesse standard a été émise.
Lettre de présentation décontractée
Sujet :
Vous souhaitez assister au lancement de notre livre ?
Le corps :
Bonjour Gloria,
Je m'appelle Trent et je travaille dans une société de création de contenu appelée XXX. J'espère que vous allez bien ? Je voudrais vous parler du lancement de notre nouveau livre qui aura lieu ce vendredi. J'ai remarqué que nous sommes sur la même plateforme de livres, et j'ai pensé que ce serait bien que vous assistiez à l'événement.
Faites-moi savoir si cela vous convient le vendredi, et nous pourrons organiser un covoiturage si vous le souhaitez.
Clôture et signature :
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Trent.
Explication :
Remarquez le ton amical et chaleureux qui donne au courriel de présentation un caractère décontracté et personnel. L'expéditeur écrit comme un ami de longue date de Gloria. Les noms de famille ne sont pas nécessaires. En outre, le contenu a établi une relation entre les deux parties et a subtilement révélé les valeurs professionnelles de l'expéditeur.
Lors de l'introduction d'une troisième personne
Sujet :
Lien entre Micheal et Joseph
Le corps :
Cher Micheal Kurt,
J'ai le plaisir de vous informer que Joseph Craig, qui travaille au département de l'édition, a été promu pour travailler au sein de votre équipe. Je suis convaincu qu'il apportera un plus à vos efforts en matière de qualité.
Joseph a travaillé avec responsabilité dans son rôle d'éditeur. Il rejoindra votre équipe lundi et nous organiserons une petite fête de promotion pour lui dans le hall d'entrée. Tous les employés sont invités.
Clôture et signature :
Amanda Gold,
Directeur de XXX
Explication :
La moitié de ce contenu est consacrée à permettre à Michel d'apprendre qui est Joseph. Il se concentre davantage sur les aspects positifs et souligne également les qualités qu'ils s'apporteront l'un à l'autre. Ce message peut être plus long que l'exemple ci-dessus car il a besoin de toutes les informations dont dispose un individu sur les deux parties.
Lettre de recommandation
Sujet :
Renvoyé par Mark Anthony
Le corps :
Chère Madame Brooks
Je suis un ami de Mark, qui travaille dans l'équipe de votre département marketing. Il m'a suggéré de vous transmettre mon CV. Mark et moi sommes des anciens élèves de XXX, et nous avons travaillé ensemble sur de nombreux projets.
Il pense que vous pourriez m'aider dans ma recherche d'emploi. J'ai quelques idées en tête pour aider votre société XXX à mieux véhiculer son objectif.
Clôture et signature :
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Tory Lane.
Explication :
Cet e-mail de présentation professionnelle est un excellent moyen de se familiariser avec une personne recommandée. Le sujet à lui seul attirera l'attention du lecteur, car la personne n'est pas un inconnu. Soyez bref et évitez les mots redondants. La relation entre le rédacteur et la personne recommandée doit être mentionnée. Le contenu doit également souligner la valeur ajoutée que l'expéditeur apportera à l'entreprise.
Présentation d'une nouvelle équipe
Sujet :
XXX équipe de marketing numérique
Le corps :
Bonjour à tous,
Je sais que nous avons été brièvement présentés, mais je tiens à prendre un moment pour vous saluer officiellement. Les efforts que vous avez déployés cette année ont été considérables, et je suis impatient de travailler en étroite collaboration avec vous tous pour obtenir de meilleurs résultats en 2023.
J'aimerais trouver un moment où nous pourrions prendre un déjeuner rapide et apprendre à mieux nous connaître.
Le mardi à 14 heures, ça vous va ? C'est moi qui offre !
Clôture et signature :
Le meilleur,
Clancy Drew.
Explication :
Il s'agit de personnes avec lesquelles un individu passera la majeure partie de la journée, le message doit donc donner la bonne impression. Même si une personne a fait connaissance de manière formelle, envoyez un message pour officialiser la situation. En outre, cela confère à l'expéditeur un certain niveau de professionnalisme et témoigne de sa volonté de travailler.
Présentation à un responsable du recrutement
Sujet :
Sarah Wilson Candidate au développement web
Le corps :
Bonjour Claire,
J'ai le plaisir d'envoyer mon CV et ma lettre de motivation pour le poste de développeur web chez XXX. Je suis convaincu que mon expérience à XXX m'a permis de réussir dans ce poste.
S'il existe des documents ou des liens que je peux vous fournir pour démontrer mon aptitude à occuper ce poste, n'hésitez pas à me contacter. N'hésitez pas à me contacter.
Clôture et signature :
Merci pour votre temps.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
Sarah Wilson.
Explication :
Le responsable du recrutement aura beaucoup de courrier à lire et les messages contenant des courriels de présentation non valables seront facilement négligés. Le sujet est concis et attire l'attention du destinataire. L'expéditeur va plus loin en demandant subtilement une réponse. De plus, le CTA comporte deux options parmi lesquelles le destinataire peut choisir.
Lettre aux clients potentiels
Sujet :
Bienvenue dans le cabinet XXX, Maria !
Le corps :
Bonjour Maria,
Bienvenue au cabinet d'avocats ! Chez XXX, nous avons beaucoup d'affaires passionnantes et de personnes motivées. Nous sommes heureux de vous compter parmi les nouveaux membres de notre cabinet.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des réclamations à formuler à l'avenir, et n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.
Clôture et signature :
Voir aussi,
Sam.
Explication :
Le ton chaleureux de l'introduction la rend conviviale. Le client est déjà considéré comme faisant partie de l'entreprise. Le contenu met en évidence les valeurs de l'entreprise. En outre, il donne le ton pour toutes les interactions ultérieures entre le client et l'employeur.
Modèle de courriel formel
Les messages formels sont envoyés à une personne qu'une personne n'a pas d'autre moyen de contacter. Le destinataire ne doit pas nécessairement être un étranger pour que l'auteur puisse envoyer une lettre formelle. La plupart du temps, l'objectif est de permettre au destinataire et à l'auteur de faire connaissance. Essayez d'utiliser ce modèle pour rédiger un courriel de présentation standard.
(Poste actuel et entreprise) en contact avec l'extérieur
(Salutation formelle)
Cher (nom du destinataire)
J'aimerais me présenter en tant que (rôle professionnel actuel) de (lieu de travail actuel). J'ai remarqué que (mentionner un compliment à propos du lecteur). J'ai décidé de vous contacter aujourd'hui parce que (décrire un problème auquel l'entreprise est confrontée et la manière dont vous pouvez le résoudre). J'espère (inclure un appel à l'action).
Je vous remercie pour le temps que vous m'avez accordé.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
(Nom du contact)
(Informations de contact)
Rubrique d'information :
De nombreux destinataires préfèrent une clôture formelle.
Questions fréquemment posées
Que dire pour se présenter ?
Que ce soit dans un cadre formel ou avec une recommandation, il y a une multitude de choses que vous pouvez dire lorsque vous vous présentez dans un courriel. Voici quelques éléments qu'une personne peut écrire pour se présenter plus facilement dans un courriel.
- Je suis (fonction actuelle) et je vous remercie de m'avoir permis de vous envoyer ce courriel.
- Je me présente comme l'actuel (mentionnez la fonction)
- Je suis XXX et j'écris ceci parce que
- J'espère que vous vous portez bien. Je m'adresse à vous aujourd'hui parce que
- Je m'appelle et je travaille pour XXX
- Photographe de XXX qui tend la main parce que
- Je m'appelle, et je suis un XXX
- Je m'appelle, et je suis un ancien élève de l'université XXX.
Comment se présenter poliment ?
Vous pouvez vous présenter dans un courriel sans paraître exigeant ou pompeux en complimentant le destinataire ou en reconnaissant qu'il prend de son temps. Vous pouvez également commencer par remercier le destinataire d'avoir lu le message.
Comment rédiger une introduction créative ?
Une présentation créative est la meilleure tactique à utiliser pour se présenter dans un courriel. Incluez un intérêt commun et mentionnez également quelque chose d'unique à propos de leur réseau social. Piquez leur curiosité dans le contenu et utilisez des mots forts.
Veillez à ce qu'il y ait des chiffres au milieu des lettres. Cela évitera à l'œil de s'égarer. Soulignez un problème courant dans leur entreprise et proposez une solution. Évitez d'utiliser des mots vagues pour tenter d'être créatif. Rappelez-vous que la simplicité est la clé !
Envoyez de meilleurs e-mails !
Rédiger le bon courriel peut sembler compliqué, mais s'il est maîtrisé correctement, il peut permettre d'établir une excellente relation entre les deux parties et offrir de nombreuses opportunités. L'expéditeur doit toujours veiller à ce que le message soit bref et clair afin de ne pas ennuyer le destinataire. En outre, le CTA et l'objet de l'e-mail d'introduction doivent être accrocheurs.
Cet article fournit aux individus des approches stratégiques à adopter lors de la rédaction d'une introduction. Grâce à cela, on peut écrire la meilleure lettre qui recevra une réponse en retour.
Vous êtes sur le point de rédiger un courriel d'introduction et vous n'êtes pas sûr de vous ? Peut-être en avez-vous déjà écrit un et cela ne s'est-il pas bien passé ? Faites-nous part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous.
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